Autorización de cotizaciones
En autorizaciones revisas y apruebas las cotizaciones completadas. Este paso valida que los proveedores seleccionados y precios cumplan con las políticas de compra y presupuesto del proyecto.
Tutorial: Autorización de cotizaciones
✅ ¿Qué es autorizar una cotización?
Es el proceso de revisar las ofertas de proveedores y aprobar la compra antes de generar la orden. Asegura control de gastos, cumplimiento de políticas y trazabilidad de decisiones.
Pasos para autorizar una cotización
Accede a Autorizaciones
En el módulo de Compras, selecciona Autorizaciones. Aparecen las cotizaciones pendientes de aprobar.
Revisa la cotización
Haz click en una cotización para ver el detalle: materiales, proveedores cotizados, precios y condiciones.
Evalúa las ofertas
Compara los precios, plazos de entrega y condiciones entre proveedores. Verifica cumplimiento de presupuesto.
Verifica disponibilidad presupuestaria
Confirma que el monto total de la cotización esté dentro del presupuesto del proyecto.
Selecciona el mejor proveedor
Marca el proveedor elegido para cada material. Puede ser diferente proveedor por cada item.
Documenta la decisión
Agrega observaciones justificando la selección (mejor precio, mejor plazo, confiabilidad, etc.).
Click en "Autorizar"
Aprueba la cotización. Queda lista para generar orden de compra.
Criterios de evaluación
Al autorizar una cotización, considera estos factores:
Precio competitivo
El precio debe ser razonable comparado con el mercado y el presupuesto asignado.
Plazo de entrega
El tiempo de entrega debe ajustarse al cronograma del proyecto.
Calidad del proveedor
Historial de cumplimiento, confiabilidad y calidad de productos entregados.
Condiciones de pago
Formas de pago favorables al flujo de caja del proyecto (crédito, contado, anticipo).
Garantía
Tiempo y condiciones de garantía ofrecida por el proveedor.
Cumplimiento presupuestario
El total de la compra debe estar dentro del presupuesto aprobado.
Estados de autorización
Pendiente
Cotización completada pero no revisada. Requiere autorización para continuar.
Autorizada
Cotización aprobada. Lista para generar orden de compra con proveedores seleccionados.
Rechazada
Cotización no aprobada (excede presupuesto, incumple políticas, etc.). Requiere nueva cotización.
⚠️ Consideraciones importantes
- Solo puedes autorizar cotizaciones con estado "Pendiente"
- Debes seleccionar un proveedor para cada material antes de autorizar
- Verifica que el total esté dentro del presupuesto del proyecto
- Documenta siempre los criterios de selección en observaciones
- Una vez autorizada, no se puede modificar (solo generar orden o rechazar)
💡 Buenas prácticas
- Revisa todas las ofertas antes de decidir, no solo el precio más bajo
- Considera el costo total: precio + transporte + condiciones de pago
- Verifica antecedentes del proveedor en proyectos anteriores
- Documenta por qué se elige un proveedor más caro si aplica
- Comunica decisiones a los involucrados antes de generar la orden
▶️Siguiente paso: Órdenes de compra
Una vez autorizada la cotización, ve a Órdenes de compra para generar la orden con los proveedores seleccionados y gestionar el pago.
Ver Órdenes de compra →